Privacy statement

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Welly B.V., geregistreerd bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 72513225 (hierna te noemen ‘Welly’). Elke aanduiding ‘wij,’ ‘ons’ of ‘onze’ in deze privacyverklaring verwijst naar Welly.

Doel van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe en waarom Welly uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar dienstverlening, uw bezoek aan onze Welly-websites (welly.nu of my.welly.nu), en het mobiele platform (de “Welly-app”). Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie zal steeds worden gepubliceerd op de website en de Welly-applicatie. Controleer daarom regelmatig de privacyverklaring voor wijzigingen.

Uw persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens, die in het kader van onze dienstverlening, via de Welly-applicatie of via de websites van Welly zijn verzameld, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, meer in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, evenals enige andere en aanvullende nationale wetgeving op dit gebied.

Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Account aanmaken Welly-app

Wanneer u op onze website een account wilt aanmaken voor het gebruik van de Welly-app, dient u een aanmeldingsformulier in te vullen. Daarna vraagt Welly bij het gebruik van de Welly-app om verschillende gegevens in te voeren. Daarvoor verwijzen wij u naar de volgende paragraaf van deze privacyverklaring.

De Welly-app

Voor uw gebruik van de Welly-app vragen wij u expliciete toestemming voor het verwerken van de hierna beschreven categorieën van persoonsgegevens. Het gebruik van de Welly-app is dus vrijwillig. Deze toestemming wordt door ons geregistreerd, opgeslagen en gekoppeld aan uw account, zodat wij in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen uw toestemming kunnen aantonen. U kunt uw toestemming op ieder moment weer intrekken via de Welly-app of door met ons contact op te nemen. Welly zal dan uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij een wettelijke verplichting Welly dit verbiedt of wij de verwerking op een andere grondslag baseren.

Uw account

Via de Welly-website of via een aan u toegestuurde registratielink kunt u zich inschrijven voor deelname aan het programma van Welly.

Bij dit aanmeldingsformulier maken wij gebruik van de reCAPTCHA-tool om te controleren of het aanmeldformulier wel door een persoon in plaats van een computer wordt gebruikt en om zo te voorkomen dat spambots misbruik maken van dit formulier. Door middel van deze tool wordt (door Google) diverse informatie over de door u gebruikte randapparatuur en software verzameld en geanalyseerd, zoals uw IP-adres, uw browsereigenschappen en uw invoergedrag. Indien u geen toestemming verleent of bezwaar maakt tegen het gebruik van deze tool, kunt u contact met ons opnemen via info@welly.nu om een account aan te maken. Deze tool zal ook worden gebruikt voor het inloggen in uw bestaande account.

Bij uw inschrijving dient u uw voor- en achternaam te verstrekken, zodat wij een account op naam voor u kunnen aanmaken, en wij en onze coaches u persoonlijk kunnen benaderen. Daarnaast dient u uw e-mailadres door te geven. Dit e-mailadres zullen wij gebruiken om uw inschrijving te bevestigen, om u link naar de Welly-scan te verzenden, en de uiteindelijke rapportage te verzenden. U heeft hierbij de keuze om te kiezen voor het e-mailadres dat u privé of juist zakelijk gebruikt. Wij vragen daarnaast om uw geslacht, uw geboortedatum en -jaar te verstrekken. Deze gegevens zijn van belang voor de juiste segmentatie en om ervoor te zorgen dat u zal worden gekoppeld aan een coach die bij u past. Ook dient u aan te geven of u zelf werkzaam bent in de gezondheidszorg. Het initiële programma van Welly is namelijk afhankelijk van de branche waar de gebruiker werkzaam is. Tot slot vragen wij u of u via uw werkgever bij Ohra verzekerd bent, zodat wij (op anonieme basis) kunnen meten hoeveel deelnemers via Ohra bij ons terecht zijn gekomen.

De gegevens in uw account zullen door Welly ook worden gebruikt om de effectiviteit, kwaliteit en functionaliteit van de methode en de Welly-app te meten en te verbeteren. Dit doen we op basis van de scan data (leeftijd, gender, hoogst genoten opleiding, fysieke en mentale fitheid) in combinatie met uw gebruik van de app en coaching. Zoals het aantal en soorten trainingen dat gedaan wordt en contact met de coach.

De wellbeing-scan

Op basis van het door u verstrekte e-mailadres bij inschrijving wordt u per e-mail uitgenodigd voor Welly’s wellbeing-scan. In het kader van deze wellbeing-scan wordt u verzocht een aantal gegevens te verstrekken die betrekking hebben op uw gezondheid of daaraan gerelateerd zijn. Zo wordt in de scan gevraagd naar uw fysieke en mentale gezondheid en naar diverse lifestylecomponenten, zoals uw voeding (en uw kennis daarover). Ook wordt gevraagd naar uw ziekteverlof in de afgelopen periode, uw gezinssituatie, en het soort werk dat u op dit moment uitoefent. In de scan wordt tevens gevraagd naar uw ademfrequentie, uw energielevel, uw fitheid en bewegelijkheid, uw stressniveau en alle componenten die hiermee te maken zullen hebben. Deze gegevens zijn relevant om een zo juist mogelijk gezondheidsprofiel te creëren en zullen dus gezamenlijk zullen worden geanalyseerd.

Na het invullen van deze scan ontvangt u per e-mail uw persoonlijke wellbeing-rapportage en ontvangt u een op maat gemaakt vitaliteitsprogramma en coachingstraject in de Welly-app.

Uw gezondheidsprofiel

Op basis van de in de scan door u verstrekte (persoons)gegevens wordt een gezondheidsprofiel samengesteld. Deze profielen geven een verkort beeld van uw gezondheid. Zo worden uw antwoorden in de door u ingevulde wellbeing-scan ingedeeld in vier onderwerpen (op het gebied van mind, body, mindset, en voeding), waarbij u op ieder onderwerp een score toegewezen krijgt. Op basis van deze score zal Welly (of een door haar ingeschakelde coach) een coach aan u toewijzen die past bij uw gezondheidsprofiel. Deze profielen zijn dus ook bepalend voor de interventie in de Welly-app en de inhoud en intensiteit van de coaching.

Coaching

Via de chat in de Welly-app zult u door één van de door ons ingeschakelde coaches worden benaderd voor een eerste kennismakingsgesprek met uw coach. Uw telefoonnummer en/of e-mailadres zal in dat kader alleen worden gebruikt om u te benaderen voor een coachingsgesprek indien contact via de Welly-chat niet mogelijk zou zijn.

Uw gezondheidsprofiel en de wellbeing-rapportage zullen door de betreffende coaches worden gebruikt om de inhoud en intensiteit van de door u te genieten coaching te bepalen.

Ten tijde van het daadwerkelijke coachingstraject kan, afhankelijk van het voor u relevante coachingstraject, worden gevraagd naar uw dieetwensen, uw allergieën en blessures. In het kader van het coachingstraject zal ook worden bijgehouden hoe vaak en wanneer u specifieke oefeningen doet, en welke oefeningen dit zijn. Daarnaast worden de scores van tussentijdse metingen bijgehouden.

Wekelijkse mailings

Wekelijks ontvangt u een e-mail waarin uw progressie en activiteiten van die week worden weergegeven. Daarnaast ontvangt u op regelmatige basis een e-mail met updates over Welly en de Welly-app. U kunt zich te allen tijde uitschrijven voor deze mailings.

Anonieme rapportages & analyses

Uw persoonsgegevens (zoals uw gezondheidsgegevens) worden niet gedeeld met uw werkgever. Wel kunnen uw persoonsgegevens op verzoek van uw werkgever onderdeel maken van geabstraheerde en geanonimiseerde rapportages met als doel inzicht te verschaffen in de gezondheid van medewerkers op organisatieniveau. Uw organisatie ontvangt dan een macro-rapportage door middel van een dashboard met de binnen de organisatie verzamelde gegevens op organisatieniveau indien ten minste 15 personen zich binnen uw organisatie hebben aangemeld bij Welly. Uw (gezondheids)gegevens worden zodanig geanonimiseerd en geabstraheerd dat deze gegevens binnen deze rapportage niet tot u kunnen worden herleid.

U kunt bij Welly navragen of uw werkgever van deze mogelijkheid gebruik maakt. Ook kunt u bezwaar maken tegen het opnemen van uw gegevens in deze geabstraheerde en geanonimiseerde rapportages.

Welly zal uw gegevens uit de wellbeing-scan en de gegevens over uw gebruik van de Welly-app na anonimisering van deze gegevens (verder) verwerken voor wetenschappelijke doeleinden.

Bescherming van persoonsgegevens

Welly zorgt voor de effectieve bescherming van gegevens door gebruik te maken van versleutelde communicatie en veilige koppelingen in overeenstemming met de huidige stand van de techniek. Welly heeft ook maatregelen genomen om de beveiliging van zowel fysieke als virtuele toegang tot gegevens in haar gebouwen en haar computersystemen te waarborgen.

Bovendien implementeren wij de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een niveau van beveiliging te waarborgen dat passend is voor de specifieke risico’s verbonden aan de gegevensverwerking.

Het bewaren van gegevens

Uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplicht voor gegevens. Wanneer uw account op de Welly-applicatie door u wordt verwijderd of beëindigd of meer dan een half jaar niet meer gebruikt is, verwijdert Welly binnen 12 maanden uw persoonsgegevens, tenzij een wettelijk voorschrift of bevoegd gegeven bevel Welly dit verbiedt. Indien u meer informatie wilt ontvangen over hoe lang uw specifieke persoonsgegevens bewaard blijven, kunt u met ons contact opnemen.

Uitwisseling en doorgifte van gegevens

Welly werkt samen met andere partijen om u diensten te verlenen en zal in bepaalde gevallen gegevens doorgeven aan deze partijen indien Welly daarvoor uw toestemming heeft verkregen, dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van uw overeenkomst met of opdracht aan Welly, indien Welly dit wettelijk verplicht is, of indien Welly (of een derde) daartoe een gerechtvaardigd belang heeft. Zo maakt Welly gebruik van de diensten van een digital agency voor de ontwikkeling en het onderhoud van de Welly-app en de opslag van de daarin verwerkte gegevens. Ook maakt Welly ter uitvoering van de overeenkomst met u gebruik van diverse coaches om u te ondersteunen en het coachingstraject aan te gaan, waarvoor in ieder geval uw naam, uw leeftijd, uw geslacht, uw gezondheidsprofiel, gegevens over het gebruik van de Welly-app, en uw contactgegevens aan deze coach zullen worden verstrekt.

Als Welly in het kader van de verwerking van persoonsgegevens gebruik maakt van verwerkers, sluit Welly verwerkersovereenkomsten met deze partijen, zodat deze partijen de aan hen verstrekte gegevens enkel zullen gebruiken voor de door Welly bepaalde doeleinden. Wij zullen er zorg voor dragen dat de noodzakelijke contractuele en technische waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn getroffen.

Welly of een eventueel ingeschakelde derde verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel slechts binnen de Europese Unie. Mocht Welly in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving persoonsgegevens doorgeven aan derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan garanderen wij dat uw gegevens worden verstrekt in overeenstemming met deze privacyverklaring en met toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Zo zorgen wij ervoor dat de gegevens alleen worden verstrekt aan een partij buiten de Europese Unie of een internationale organisatie indien voor dit land of deze organisatie een adequaatheidsbesluit geldt, of andere adequate waarborgen worden getroffen. Op verzoek zullen wij inzage verschaffen in deze waarborgen.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

Met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft u verschillende wettelijke rechten, welke hierna worden beschreven. Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u een verzoek sturen naar info@welly.nu of kunt u een brief sturen naar:

Welly B.V.
IJburglaan 473
1087 BE Amsterdam

U heeft (tenminste) de volgende rechten:

  • Recht op informatie en recht op toegang tot uw persoonsgegevens. U kunt op elk gewenst moment meer informatie vragen over onze verwerkingsactiviteiten en de persoonsgegevens die wij van u bewaren.
  • Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. U heeft het recht op onmiddellijke rectificatie of aanvulling door ons van alle onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
  • Recht op gegevensoverdracht. In sommige gevallen heeft u het recht om al uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat en heeft u het recht deze gegevens naar een andere controller te verzenden.
  • Recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken. U kunt ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer:
    • u de nauwkeurigheid daarvan heeft betwist, voor de periode die wij nodig hebben om uw persoonsgegevens te verifiëren;
    • wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor verwerking, maar u ze nodig heeft voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims;
    • de verwerking onwettig lijkt te zijn en u ons beperking van het gebruik van uw gegevens heeft gevraagd;
    • wij bezig zijn met het verifiëren of onze legitieme belangen de uwe overstijgen in het kader van een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens.
  • Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (het recht om te worden vergeten). U kunt verzoeken om (een deel van) uw persoonsgegevens te verwijderen in de volgende situaties:
    • wanneer de verwerking niet langer noodzakelijk is voor archiveringsdoeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins zijn verwerkt;
    • wanneer de verwerking op toestemming was gebaseerd en u heeft besloten uw toestemming in te trekken;
    • wanneer uw gegevens onwettig zijn verwerkt;
    • wanneer u goede gronden heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
    • wanneer uw persoonsgegevens moeten worden gewist in overeenstemming met een wettelijke verplichting.
  • Recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer (een deel van) uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, kunt u op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, of uw toestemming hiervoor intrekken. U heeft ook het recht om niet te worden onderworpen aan profilering voor direct marketingdoeleinden.

Bij de behandeling van een verzoek kunnen wij van u verlangen u te identificeren om te verifiëren dat het verzoek van een bevoegd persoon afkomstig is.

Welly stuurt u een antwoord op uw verzoek binnen uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan met nogmaals twee maanden verlengd worden indien uw verzoek complex is. Indien wij deze termijn wensen te verlengen, ontvangt u hiervan tijdig een bericht. Een weigering om uw verzoek geheel of deels in te willigen, zal Welly aan u uitleggen in haar antwoord. Als u het niet eens bent met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit persoonsgegevens van de lidstaat waarin u woont; in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hyperlinks

De Welly-app of onze website kan hyperlinks bevatten naar andere websites en naar websites van zakenpartners die geen deel uitmaken van Welly. Welly staat niet in voor de verwerking, gegevensbescherming praktijken` en de inhoud van deze websites. U moet hiervoor de privacyverklaring van de betreffende website raadplegen.

Wijzigen privacyverklaring

Welly behoudt zich het recht voor om van tijd tot tijd wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring en cookievoorwaarden. Controleert u dit elke keer dat u de website bezoekt om op de hoogte te blijven.

Als u nog vragen heeft over deze privacyverklaring, onze website, de Welly-app of (de verwerking van) uw persoonsgegevens, of als u een verzoek heeft, neemt u dan contact op met: info@welly.nu